Begynn med mottakerens nøyaktige forespørsel
Et kvalifikasjonsbevis, en karakterutskrift, en bekreftet kopi og en oversettelse har ikke samme funksjon. Før du får dokumenter utarbeidet, finn organet som ber om dem og planlagt bruk: opptak, studiepoenggodkjenning, innvandring, yrkesutøvelse eller retur til landet ditt. Hver mottaker kan kreve et annet format og en annen prosedyre. Et dokument godtatt for én prosess blir ikke automatisk godtatt for en annen.
Lag en liste som bruker instruksjonenes nøyaktige ord. For hvert dokument noterer du format, språk, sendemåte og frist. Legg til organet som skal utstede det. Denne forberedelsen hindrer at du betaler for bekreftelse eller oversettelse som ikke svarer til forespørselen, og taper tid på å gjøre samme dokumentmappe om igjen.
Hvis instruksjonen fortsatt er uklar, send et presist spørsmål til ansvarlig tjeneste. Beskriv dokumentet du har, uten unødvendig å sende personopplysninger. Spør om en skannet kopi er nok for den første vurderingen og hva som trengs senere. Svaret må gjøre det mulig å skille midlertidige steg fra endelige dokumenter.
Skill mellom original, kopi og offisiell oversendelse
Originalen er dokumentet som er utstedt etter utstederorganets prosedyrer. En kopi kan være enkel eller ledsaget av bekreftelse etter mottakerens regler. En karakterutskrift kan også måtte sendes direkte fra opprinnelsesinstitusjonen. Disse formene er ikke utskiftbare: Kvaliteten på en skanning erstatter ikke offisiell oversendelse når det kreves.
Spør den tidligere institusjonen hvordan dokumentene kan skaffes, og hvor lang tid det tar. Kontroller om den kan sende elektronisk karakterutskrift gjennom en godkjent kanal eller lage eksemplarer til flere organer. Hvis en forseglet konvolutt kreves, følg instruksjonene for åpning og videreforsendelse. Ikke endre formatet for enkelhets skyld uten bekreftelse.
Behold personlige kopier selv når en original må sendes. Noter innholdet i sendingen, datoen og sendemåten. Spør om originalene returneres og hvordan. Et dokument som er vanskelig å erstatte, bør ikke sendes bare fordi en generell liste funnet et annet sted så ut til å anbefale det.
Få oversatt etter gjeldende regler
En oversettelse må gjøre dokumentet forståelig uten å endre meningen. Kontroller hvem som har tillatelse til å lage den for den aktuelle prosessen, hvilke deler som skal oversettes, og hvordan originalen skal følge med. Be om et pristilbud som angir sider, tidsrammer og eventuelle attester. Stempler, merknader og vedleggssider kan inngå i dokumentet som skal vurderes.
Québecs regler om innvandringsdokumenter angir presise krav til oversettelser og bekreftede kopier. De illustrerer mottakerens betydning: Reglene gjelder prosessene som dette departementet angir, og er ikke automatisk instruksjonene for alle skoler. Ved opptak bruker du institusjonens liste.
Les oversettelsens faktiske opplysninger på nytt: navn, datoer, fag og resultater. Meld en feil til oversetteren fremfor å rette den bekreftede filen selv. Ikke be om å erstatte en utenlandsk betegnelse med en antatt tilsvarende kanadisk kvalifikasjon. Oversettelsen gjør teksten tilgjengelig; ekvivalens er en separat vurdering.
Forstå rekkevidden av en apostille eller autentisering
Noen dokumenter som skal brukes i utlandet, kan kreve en autentiseringsformalitet. Spør først mottakeren om dette kreves og i hvilken form. Ikke få apostille på alle dokumenter for sikkerhets skyld uten å kontrollere nytten. Ansvarlig myndighet og prosedyre avhenger blant annet av dokumentet og stedet der det er utstedt eller notarialbekreftet.
Global Affairs Canadas råd om kanadiske dokumenter brukt i utlandet forklarer hvordan du finner myndigheten som skal kontaktes. Denne formaliteten må ikke forveksles med en beslutning om kvalifikasjonsnivå eller rett til å utøve et yrke. Den svarer på et annet spørsmål i dokumentkjeden.
Hvis oversettelse også trengs, spør i hvilken rekkefølge handlingene skal gjøres og hvilke deler som må dekkes. Behold instruksjonene fra mottakeren og den aktuelle myndigheten. Sammenhengende forberedelse hindrer at du sender et ufullstendig dokument eller må begynne på nytt fordi en senere tilføyd del ikke omfattes av formaliteten som kreves.
Presenter et forståelig skoleløp
En skolemappe kan omfatte flere institusjoner, navneendringer eller avbruddsperioder. Lag en kort kronologi med datoer og oppnådde kvalifikasjoner. Knytt hvert steg til riktige dokumenter. Hvis karaktersystemet er spesielt, spør om opprinnelsesinstitusjonen kan gi en offisiell forklaring fremfor å finne på en egen omregning.
Når endelig kvalifikasjonsbevis ikke er tilgjengelig ennå, spør om godkjente midlertidige dokumenter og utskiftingsdatoen. En attest på bestått utdanning og en karakterutskrift kan dekke enkelte behov, men bare mottakeren kan bekrefte at de er tilstrekkelige. Noter dette vilkåret i kalenderen så du ikke glemmer endelig oversendelse etter opptak.
Hvis et dokument er umulig å skaffe, forklar situasjonen med tilgjengelig dokumentasjon og spør om den aktuelle prosedyren. Prøv aldri å gjenskape et offisielt dokument. Organene kan ha særskilte prosesser etter omstendighetene, men de må bekreftes. En dokumentvanskelighet håndteres mer solid med en åpen forespørsel enn med en tilnærming presentert som original.
Organiser filene og beskytt opplysningene
Gi filene tydelige navn uten å lage mange versjoner som ikke kan skilles fra hverandre. Behold en mappe med skannede originaler og en med dokumentene som faktisk er sendt. Kontroller lesbarhet, siderekkefølge og tillatt størrelse. En avskåret, uskarp eller ufullstendig karakterutskrift kan gi forsinkelse selv om de vesentlige opplysningene ser synlige ut ved første øyekast.
Bruk kanalene mottakeren oppgir. Hvis en uventet melding ber om et sensitivt dokument eller ny betaling, kontroller ektheten gjennom offisielle kontaktopplysninger du allerede kjenner. Unngå å dele karakterutskrifter, identitetsnumre eller underskrifter offentlig for å be om generelle råd. Et anonymisert eksempel er ofte nok til å forklare et spørsmål.
Fiktivt eksempel: En søker forbereder en oversettelse før hun leser instruksjonene og oppdager at direkte oversendelse av karakterutskriften også kreves. Hun organiserer mappen på nytt i tre separate steg: utstedelse, oversettelse og offisiell sending. Problemet var ikke dokumentets kvalitet, men at et steg i prosedyren manglet.
Kontroller mottaket frem til søknaden er avsluttet
Etter hver oversendelse beholder du bekreftelsen og følger statusen. Et sendt dokument kan vente på behandling, være godtatt eller regnes som utilstrekkelig. Hvis en tilleggsforespørsel kommer, svar ved å angi nøyaktig hvilket dokument som erstattes og den nye versjonen. Denne tydeligheten hjelper tjenesten å sammenholde opplysningene.
Behold til slutt instruksjonene og beslutningene som er nyttige for fortsettelsen. Du kan trenge de samme dokumentene ved overgang, søknad til høyere studier eller godkjenning ved hjemkomst. En godt organisert mappe reduserer fremtidig arbeid og minner deg samtidig om at en ny prosess kan kreve oppdatert format eller en annen sendemåte.
Planlegg en siste gjennomgang med en person du stoler på. Personen kan kontrollere at alle sider finnes, at navnene er konsekvente, og sammenhengen mellom hvert dokument og forespørselen, uten å vurdere om du er kvalifisert. Begrens tilgangen til nødvendige opplysninger og hent tilbake delte kopier når kontrollen er ferdig. En utenforstående oppdager av og til en sorteringsfeil du ikke lenger ser etter flere gjennomlesninger av samme mappe.